Privacybeleid
Laatst gewijzigd: juli 2021
Picasse biedt een breed scala aan communicatie diensten, waaronder www.bezoekersregistratie.com, www.smspublisher.nl en www.picasse.io. Deze communicatie diensten verlopen middels webapplicaties, waarbij gecommuniceerd wordt met groepen personen. Hiervoor is het noodzakelijk persoonlijke gegevens, tenminste het telefoonnummer te verwerken in het Picasse systeem. Door de aard van onze dienstverlening beschikt Picasse daardoor over bepaalde persoonsgegevens, zoals telefoonnummers, e-mail adressen en namen en dergelijke. Voor Picasse, eigenaar en exploitant van de bovengenoemde diensten is een verantwoorde omgang van persoonsgegevens van groot belang. Om de privacy te waarborgen handelt Picasse altijd in overeenstemming met de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG). Deze privacy policy geldt voor alle klanten van Picasse welke een of meerdere van onze diensten afnemen. Verder kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen indien nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De meest actuele privacyverklaring kan gevonden worden op onze website. Wanneer er wijzigingen aangebracht worden in deze verklaring, zal de “laatst gewijzigd” datum bovenaan het document worden aangepast. Wij adviseren deze verklaring met enige regelmaat door te nemen, zodat het bekend is hoe Picasse persoonlijke gegevens beschermt. Hieronder kan per onderwerp specifieker gelezen worden hoe Picasse omgaat met gegevens van haar klanten.
Welke gegevens verwerkt Picasse?
- Persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn gegevens die zijn te herleiden tot individuele natuurlijke personen. Picasse verwerkt persoonsgegevens van klanten in de eerste plaats als zij zich aanmelden als klant van Picasse. Picasse vraagt dan onder meer de organisatienaam, naam, factuuradres, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon. Picasse maakt dan een account aan voor de betreffende applicatie van Picasse. Tevens wordt voor het aanmaken van een account gevraagd om een gebruikersnaam. Al deze gegevens worden door Picasse verwerkt. Picasse creëert bij het aanmaken van een account een wachtwoord voor de klant. Dit wachtwoord kan door de klant direct gewijzigd worden in een nieuw persoonlijk te kiezen wachtwoord. Ook nadat een klant zich heeft aangemeld worden gegevens van deze klant geregistreerd, bijvoorbeeld omdat de klant zelf bewust gegevens achterlaat (bijvoorbeeld op een website van Picasse), een storing meldt, een klacht indient of een factuur niet betaalt. Ook deze gegevens worden door Picasse geregistreerd.
- Verkeersgegevens
Wanneer er door klanten gebruik wordt gemaakt van onze applicaties dan ‘vervoeren‘ wij gegevens van deze klanten. Deze gegevens worden ook wel aangeduid als verkeersgegevens. Het gaat dan om gegevens zoals vanuit welke gebruiker (IP adres of accountnaam), op welk tijdstip berichten zijn verzonden naar welke telefoonnummers en email adressen. Picasse slaat de gegevens over de verzending van berichten naar welke nummers op in een berichtenarchief. Picasse kan wel bijhouden of een klant heeft ingelogd in een Picasse applicatie en hoe een klant gebruik heeft maakt van een Picasse applicatie. Dit wordt echter op dit moment niet actief gedaan.
- Inhoud van de berichten
Picasse neemt geen kennis van de inhoud van je berichten. Voor het onderhoud van de servers, die het berichtenverkeer verzorgen, is het noodzakelijk dat een kleine groep medewerkers van Picasse, de beheerders, toegang heeft tot deze servers. Het is hen niet toegestaan berichten te lezen.
- Locatiegegevens
Picasse verwerkt geen locatiegegevens van klanten die gebruik maken van mobiele telefonie, tenzij klanten dit zelf verzoeken voor eigen gebruik in het kader van de aanwezigheidsregistratie dienst.
Voor welke doeleinden verzamelt Picasse gegevens?
- Dienstverlening
Picasse verwerkt persoons- en, verkeersgegevens om onze diensten te kunnen leveren. Voor het in behandeling nemen van aanvragen, het tot stand brengen van een account, het versturen van facturen en het afhandelen van storingsmeldingen of klachten, is verwerking van klantgegevens noodzakelijk. Zonder verwerking van bovengenoemde gegevens kunnen wij onze diensten niet leveren aan klanten.
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
Daarnaast is Picasse op grond van de wet verplicht om verkeersgegevens te bewaren en in sommige gevallen aan derden te verstrekken. Hierbij kan gedacht worden aan de verstrekking van gegevens in het kader van een strafrechtelijk onderzoek en aan bevoegde autoriteiten.
- Marktonderzoek en marketing- en verkoopactiviteiten
Picasse zal persoonsgegevens en verkeersgegevens nimmer gebruiken ten behoeve van Marktonderzoek en marketing- en verkoopactiviteiten. Klant gegevens zullen daarvoor dus ook niet beschikbaar worden gesteld aan externe partijen.
Hoe lang bewaart Picasse klantgegevens?
Picasse bewaart klantgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor je gegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende categorieën persoonsgegevens:
Bezoekersgegvens: Algemene bezoekersgegevens worden gedurende 38 maanden (geanonimiseerd) bewaard via Google Analytics.
Persoonsgegevens: De persoonsgegevens welke u in onze formulieren heeft in ingevuld worden bewaard tot 1 maand nadat het contact heeft plaatsgevonden, tenzij u klant bent geworden.
Klantgegevens: De persoonsgegevens welke u in onze formulieren heeft ingevuld worden bewaard tot 1 maand nadat het contact heeft plaatsgevonden, tenzij u klant bent geworden.
Facturen: 7 jaar in verband met de wettelijke verplichting van de Belastingdienst.
Als een klant een abonnement bij Picasse heeft dan worden de klantgegevens in ieder geval tenminste gedurende de looptijd van het abonnement bewaard. Na het beëindigen van het contract met een klant retourneert Picasse (persoons)gegevens aan de klant en worden deze gegevens verwijderd uit de systemen en databases van Picasse. Tevens zal Picasse de klant een schriftelijk verklaring verstrekken dat dit is gebeurd zoals omschreven.
Delen van persoonsgegevens met derden
Picasse verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Picasse blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Picasse gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Picasse gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.
Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Op deze website worden ook cookies geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en/of de sociale media-bedrijven. Hieronder een overzicht:
Cookie: Google Analytics
Naam: _utma
Functie: Analytische cookie die websitebezoek meet
Bewaartermijn: 38 maanden
Cookie: Facebook Pixel
Functie: Analytische cookie die websitebezoek & acties meet
Bewaartermijn: 38 maanden
Cookie: Google Tag Manager
Functie: Analytische cookie die diverse acties op de website meet
Bewaartermijn: 38 maanden
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Picasse en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar support@picasse.com.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Hoe worden gegevens beveiligd?
Picasse neemt passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen voor het beveiligen van (persoons)gegevens tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Hiermee wordt zeker gesteld dat gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie bevoegd toe zijn en dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en daarmee verenigbare doeleinden. Zo worden wachtwoorden gecodeerd opgeslagen, zodat niemand vrije toegang tot wachtwoorden heeft. Ook worden de gegevens van- en naar de internetapplicaties gecodeerd verzonden, zodat gegevens niet afgetapt kunnen worden. Wanneer er een wachtwoord wordt gebruikt om accounts en persoonlijke gegevens te beveiligen, is het tevens de klant verantwoordelijkheid om dit vertrouwelijk te behandelen. Dergelijke informatie dient niet onzorgvuldig gedeeld te worden met anderen. Picasse adviseert in het geval van een gedeelde PC, altijd uit te loggen na gebruik van de Picasse applicatie. Hiermee wordt voorkomen dat onbevoegden toegang hebben tot persoonlijke informatie.
Contactgegevens
Mocht er behoefte zijn aan advies omtrent het omgaan met persoonlijke gegevens, welke zijn ingevoerd in de Picasse applicatie, dan kan er contact worden opgenomen met Picasse. Picasse is op werkdagen bereikbaar om hierover advies te verlenen op telefoonnummer 088-7422773.