Uit de website van Wageningen Universiteit & Research:
Na het nemen van een aantal hindernissen is het uiteindelijk toch gelukt een Wageningen UR-brede oplossing te vinden voor een BHV-oproepsysteem. Het gekozen systeem bestaat uit een web applicatie van waaruit oproepen via SMS naar mobiele telefoons van BHV-ers worden verstuurd. Het systeem is snel in te richten, eenvoudig en betrouwbaar in gebruik en goedkoop.
Op 29 november 2007 hebben Picasse Internet & Mobile en de projectgroep een gezamenlijke implementatiebijeenkomst verzorgd voor hoofden BHV en Facility Managers. De diverse bedrijfsonderdelen kunnen de applicatie nu via EBS bestellen en gaan gebruiken.
De eerste initiatieven om te komen tot één uniform BHV-oproepsysteem voor Wageningen UR dateren uit 2005. De daartoe samengestelde projectgroep o.l.v. Rob Buré (AMD) had eind 2006 een Programma van Eisen geformuleerd. Op dat moment werd SSC Inkoop gevraagd het offertetraject te begeleiden. Er zijn drie offertes uitgezet bij bedrijven die aangegeven hadden het gewenste systeem te kunnen leveren. Uiteindelijk bleek één leverancier te kunnen voldoen aan het Programma van Eisen, maar het offertebedrag lag ruim boven de grens voor Europese aanbesteding van € 211.000. De lopende aanbesteding is om die reden stop gezet. De projectgroep heeft een doorstart gemaakt om een Europese aanbesteding voor te bereiden. Uiteraard is een inkoper van SSC Inkoop toegevoegd aan de projectgroep om de Europese aanbesteding te begeleiden.
Intussen bleef de projectgroep echter worstelen met de hoogte van het te investeren bedrag. Besloten werd een nieuwe marktverkenning uit te voeren. Tijdens die marktverkenning werd een web applicatie gevonden die leek te voldoen aan de gestelde eisen tegen een zeer aantrekkelijke prijs. Dat product en de aanvullende mogelijkheden zijn in een tweetal pilots uitgebreid getest. De resultaten daarvan waren positief en daarom is besloten een raamovereenkomst aan te gaan voor een periode van 5 jaar met Picasse Internet & Mobile, de leverancier van de applicatie.
Het nu gekozen product is ruim € 200.000 goedkoper dan het eerder aangeboden alternatief. Een Europese aanbesteding is dus niet meer nodig. Een ander belangrijk voordeel van het gekozen systeem is dat er geen extra hardware voor nodig is, dat het niet gebouwgebonden is en dat het heel snel geïmplementeerd kan worden. Daarmee wordt een aanzienlijke besparing gerealiseerd op de TCO (Total Costs of Ownership).
De projectgroep kan terugkijken op een lang traject, waarin de nodige tegenslagen geïncasseerd zijn. Het eindresultaat is uiteindelijk op constructieve wijze bereikt en de projectgroep is zeer tevreden met het eindresultaat.
Nu maar hopen dat de gebruikers die tevredenheid gaan delen !